SVB
De Auditdienst van de SVB heeft de verantwoordingen 2015 en 2016 van de SVB gecontroleerd. Bij beide verantwoordingen is een afkeurend oordeel verstrekt door de Auditdienst van de SVB.

Ook voor 2017 is het oordeel afkeurend, blijkens de brief van de SVB dd. 15 maart 2018. Wel zien we een verbetering in het rechtmatigheidspercentage. Die van Jeugd is 89,52% (2016: 66,03%), die van Wmo 92,31% (2016: 65,82%). De SVB maakt onderscheid in formele en materiële fouten en vermijdbare en onvermijdbare fouten. De SVB merkt op dat “steeds meer gemeenten zich voor de bepaling van de onrechtmatigheid in hun betalingen baseren op de materiële fouten”. Overigens is onduidelijk hoe de externe accountants hier tegenover staan. Daar zullen we pas in het loop van dit jaar achter komen. Duidelijk is dat de gemeenten nog niet (volledig) kunnen steunen op de door de SVB uitgevoerde werkzaamheden bij de betalingen van en de (formele) controle op de declaraties/facturen e.d. van de PGB-cliënten.

In onderstaande tabellen zijn de foutpercentages opgenomen:

De SVB stelt de verantwoording op kasbasis op en de Auditdienst van de SVB controleert deze, waarbij in de controle 2017 dus niet de betalingen 2018 met betrekking tot 2017 worden meegenomen. Het onderdeel prestatielevering wordt niet in het onderzoek van de Auditdienst SVB betrokken, omdat de SVB niet op prestatielevering toetst. De nauwkeurigheid van het onderzoek wordt bepaald aan de hand van de landelijke PGB-uitgaven en niet van de uitgaven per gemeente.

Gemeente
Indien de gemeente geen aanvullende werkzaamheden uitvoert, is de getrouwheid en rechtmatigheid van de gehele last in de jaarrekening van de gemeente onzeker. Er is dan onvoldoende controle-informatie om de last te onderbouwen. Deze onzekerheid kan worden weggenomen als de gemeente de volgende aspecten in haar interne proces betrekt:

A.   Controle van het toekenningsproces
Hier speelt de vraag of de cliënt recht heeft op zorg.

B.   Budgetconfirmatie met de SVB
De SVB heeft dit in januari 2018 gefaciliteerd.  Advies is om dit 2 keer per jaar te doen.

C.   Analyse uitnutting per cliënt
Op basis van de overzichten van de uitnutting van de budgetten op cliëntniveau (beschikbaar via portaal SVB), krijgt de gemeente inzicht in het budget, de verantwoorde last en dus het saldo per cliënt. En daarmee in zaken als: mogelijke overschrijdingen van budgetten, achterstanden in declaratie, mogelijk afsluiten van budgetten. De gemeente kan hierdoor tijdig een goede inschatting maken van de werkelijke lasten voor het betreffende jaar. Ook hier het advies om dit zowel tussentijds als na jaareinde/afsluiting te doen.

D.   Controle op de levering van zorg
Een aselecte steekproef op de bestedingen, waarvoor wordt onderzocht of de levering van de zorg heeft plaats gevonden. Een veel gebruikte onderzoeksmethode is het afleggen van huisbezoeken. Maar het is ook mogelijk om het te combineren met een afspraak bij de gemeente in het kader van een herindicatie of ander periodiek voortgangsgesprek. Voor elk dossier dient een rapportage beschikbaar te zijn, waaruit de bevindingen per cliënt blijken. Deze rapportage bevat minimaal uiteraard een conclusie over de levering van de zorg (bijvoorbeeld: geen indicatie dat de zorg niet conform afspraken/factuur is geleverd). Advies: zorg dat de cliënt de gehele PGB-administratie beschikbaar heeft. Zo kan enerzijds de controle efficiënt en effectief uitgevoerd worden en anderzijds zorgt dat er voor dat het dossier van de gemeente weer helemaal up to date is. Met name bij wijzigingen in zorgovereenkomsten, ondersteuningsplannen e.d. komt het geregeld voor dat de gemeente niet meer over de meest recente versie beschikt.

Bij het bepalen van de steekproefomvang is het overigens van belang om rekening te houden met het feit dat niet alle huisbezoeken kunnen plaatsvinden (i.v.m. ziekte, vakantie etc.). De steekproefomvang zal derhalve voldoende groot moeten zijn (een veiligheidsmarge moeten bevatten) om met zekerheid een uitspraak over de hele populatie te kunnen doen. Het verdient de absolute voorkeur om de omvang van de steekproef af te stemmen met de externe accountant van de gemeente.

Andere mogelijkheden voor controle op levering van de zorg zijn om deze onderdelen terug te laten komen in het jaarlijkse cliënt-ervaringsonderzoek en het houden van een telefonische enquête (goed belprotocol).

Last but not least: deze intern uitgevoerde controles en analyses dienen op gestructureerde wijze te worden uitgevoerd en gedocumenteerd.

Evaluatie van de controle

Het verdient de voorkeur om de uitgevoerde werkzaamheden intern laten toetsen door een onafhankelijke (niet bij het proces betrokken) functionaris. Bepaald dient te worden wat de effecten zijn van de uitkomsten van de controles, voor de totale PGB-lasten. Afhankelijk van de uitkomsten zal de gemeente waar mogelijk de lasten corrigeren, of eventueel maatregelen nemen om de kwaliteit van de beheersing van de PGB te verhogen.

Voor vragen of een nadere toelichting op dit artikel kan contact worden gelegd via info@efk.nl of 072-5645740.

Bron: NBA