Met name de laatste tijd is opvallend veel discussie over de positionering van de interne controle-functie bij gemeenten. Dat is waarschijnlijk niet in de laatste plaats ontstaan doordat externe accountants scherper zijn gaan letten op de naleving van de beroepsvoorschriften.

In een eerdere editie van EFK Gemeentegoed is hierover nader bericht. Daarin is de zogeheten ISA 610 aan de orde geweest, de internationale standaard voor accountants over het gebruik maken van werkzaamheden van interne accountants. Dit artikel is nog terug te vinden in de nieuwsbrievenrubriek op de website van EFK, klik hier.

Gemeenten blijken op dit vraagstuk verschillend te reageren. Wij zien bijvoorbeeld o.a. de volgende varianten:

• Er wordt besloten om het aantal waarnemingen, de omvang van de steekproef, uit te breiden. Daarbij worden de bestaande controleaanpak en werkzaamheden van de interne controlefunctie niet (ingrijpend) gewijzigd. Er wordt, simpel gezegd, eigenlijk gewoon meer gecontroleerd.

• Er wordt een aantal controlewerkzaamheden van de interne controlefunctie belegd in de lijn. De steekproef die normaal gesproken door de interne controlefunctie wordt uitgevoerd, wordt deels uitgevoerd door lijnfunctionarissen. Soms is het daarbij niet helemaal duidelijk in hoeverre dit daadwerkelijk efficiënter zal zijn. Bijvoorbeeld omdat de lijnfunctionarissen geen ervaring hebben met het uitvoeren van interne controles in die vorm en de interne controleurs de uitgevoerde werkzaamheden intensief moeten beoordelen. Soms wordt een deel overgedaan bij wijze van review. In het meest ongunstige geval zal een gereviewde post ook door de externe accountant opnieuw worden gecontroleerd.

• Besloten wordt dat de interne controlefunctie zich meer gaat richten op de centrale (verbijzonderde) interne controle. Dat houdt tevens in dat de proceseigenaren in de lijn nadrukkelijker verantwoordelijk worden voor de interne beheersing van de eigen processen en uitkomsten daarvan. In de praktijk komt het nog vaak voor dat de interne controlefunctie eigenlijk werkzaamheden van de lijn vervangt omdat de interne controles in de lijn niet (goed) worden uitgevoerd.

• De interne controlefunctie gaat zich meer toespitsen op de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB). De focus verschuift van de rol van controleur naar adviseur, van het toetsen van individuele transacties (inkoopfacturen, uitkeringen, aanslagen etc.) naar het beoordelen van het systeem van de AO/IB, van jaarrekening als object van beoordeling naar de interne bedrijfsvoering etc.

In het algemeen is het positief te noemen dat er bij gemeenten meer aandacht is voor een belangrijke functie als de (verbijzonderde) interne controle. Daarbij is het wel aan te bevelen dat de verschillende beheersingsmaatregelen waaronder de interne controles, goed op elkaar afgestemd worden. De interne controle zou complementair moeten zijn op andere beheersingsmaatregelen i.p.v. overlappend. Controle op controle is niet alleen ondoelmatig maar ook veelal niet effectief.

Verder adviseren wij de implementatie van wijzigingen niet te onderschatten: controle is een vak apart en de gewenste rol van adviseur vraagt andere competenties en eigenschappen dan de rol van pure controleur.