Vanaf de verantwoording over 2006 worden specifieke uitkeringen verantwoord via het principe van Single information Single audit (SiSa). Ondanks de jarenlange ervaring met de Sisa-verantwoording levert het jaarlijkse controle- en verantwoordingsproces toch nog wel de nodige knelpunten op en leidt het soms tot onrechtmatigheden. Om die reden besteden wij in dit artikel kort aandacht aan dit proces.
Enkele veel voorkomende bevindingen zijn:
- Er is binnen de gemeente (te) veel onduidelijkheid over beleidsregels/afspraken omtrent de SISA. Wie doet wat, wanneer en volgens welke kwaliteitseisen?
- De subsidie-eigenaar (1e lijn) is onvoldoende betrokken bij de uitvoering van de subsidieregelingen en de jaarlijkse verantwoording
- De (business)controllers/financieel adviseurs zijn onvoldoende aangesloten op de toetsing van de verantwoording, waardoor de controle vanuit de jaarrekening ook de eerste en enige controle is op de verantwoording van de SISA
- Pas bij het opstellen van de jaarstukken wordt een begin gemaakt met een SISA-verantwoording en de bijbehorende controle. Tussentijds is geen sprake van analyse en beoordeling
- Een aantal regelingen, waarover verantwoording moet worden afgelegd, is overgeheveld aan een derde partij/gemeenschappelijke regeling (bijv. onderwijsachterstandenbeleid). Voor deze regelingen is de gemeente afhankelijk van deze derde partij. Er zijn onvoldoende afspraken gemaakt over de wijze van en de aard van de verantwoording, waardoor onder druk en met extra inzet de verantwoording en de benodigde controle-informatie aangeleverd moest worden. Een en ander kan leiden tot een onzekerheid in de verantwoording
Aanbevelingen:
- Stel een SISA-coördinator aan die de IC op de SISA aanjaagt gedurende het jaar en de verantwoording toetst in aanloop naar de jaarrekeningcontrole
- Leg vast hoe het SISA-verantwoordingsproces dient te verlopen en welke output er verwacht wordt en stem dit proces af met de externe accountant
- Leg duidelijk vast wie welke rol heeft in het SISA-verantwoordingsproces. De verschillende (business)controllers/financieel adviseurs zouden hier meer regie op moeten voeren
- Maak voor eind juli duidelijke afspraken met een eventuele derde partij over de verantwoording over de SISA regelingen en de tijdige aanlevering van de benodigde controle-informatie (eventueel voorzien van accountantsverklaring)
- Start al gedurende het jaar met de tussentijdse controle (procesbeoordeling) op de SISA
- Laat de verbijzonderde interne controle tussentijds een review uitvoeren op het proces.
De (interne) controleopzet m.b.t. het “proces” is gericht op de getrouwheid (juistheid en volledigheid van de verantwoording) en rechtmatigheid van de bestedingen ten laste van de subsidie-beschikkingen. Ofwel: zijn de kosten juist verantwoord en juist aanbesteed. De belangrijkste aspecten daarbij zijn:
- Naleving van verplichte (wettelijke) subsidievoorschriften: vastgelegd in de subsidievoorwaarden van de betreffende regeling (rechtmatigheid)
- De tegenprestatie moet in overeenstemming zijn met de afgesproken criteria (hoeveelheid en/of kwaliteit) zoals overeengekomen en waarvoor een prestatie-overeenkomst is overeengekomen, dan wel opdracht is verleend (juistheid en rechtmatigheid).
- Indien voor de uitvoering van het beleid een externe partij opdracht is verleend, dient op de navolging van de aanbestedingsrichtlijnen te worden getoetst (rechtmatigheid).
- Verantwoorde specifieke uitkeringen in de SISA bijlage zijn voor zowel de subsidiebeschikking, ontvangsten, en bestedingen in overeenstemming met de registratie in de financiële administratie
Neem voor eventuele vragen contact op met EFK via info@efk.nl