Een van de workshops van de regiodagen Gemeentefinanciën 2016 ging over de vraag: hoe houden we regie op het verantwoordingsproces en de accountantscontrole Sociaal Domein? Vrijwel elke gemeente heeft in enige of grote mate geworsteld met deze vraag, of worstelt daar nog steeds mee. Tijdens de plenaire bijeenkomst in Zwolle op donderdag 7 juli bleek dat bij meer dan de helft van de aanwezigen nog geen accountantsverklaring bij de jaarrekening 2015 van hun gemeente afgegeven was. De formele deadline van 15 juli 2016 zal voor menig gemeente niet gehaald worden. Het is te hopen dat de maand respijt voldoende is voor deze gemeenten en dat uiterlijk 15 augustus de door de raad vastgestelde jaarrekening inclusief accountantsverklaring bij de toezichthouder, de provincie, ligt. Ministerie van BZK benadrukt dat het belangrijk is dat de accountantsverklaring dus snel (lees: op tijd) afgegeven moet worden. Ook al is de accountantsverklaring niet goedkeurend en is sprake van een beperking ten aanzien van de uitgaven bij de WMO en/of jeugdhulp. Voor het verantwoordingsjaar 2015 is deze beperking normaal gesproken namelijk goed uit te leggen, zowel aan de gemeenteraad als aan de provincie.

In de workshop zijn ervaringen uitgewisseld: wat kunnen we leren van het proces accountantscontrole 2015, wie “bestuurden” het proces, wat waren de knelpunten en wat zijn de oplossingen.

Ook zijn er tips en adviezen gegeven:

• Bij Contractering: maak duidelijke afspraken met de contractpartijen. Ga na of de afspraken ook realistisch, uitvoerbaar en haalbaar zijn. Haal bijvoorbeeld   afspraken die in strijd zijn met de privacywetgeving uit de contracten

• Bij Uitvoering: zorg voor vroege gegevensuitwisseling zodat al in een vroegtijdig stadium zichtbaar is als noodzakelijke informatie voor bijvoorbeeld facturatie/declaratie en controle ontbreekt

• Bij Controle: sluit niet-financiële, voornamelijk kwalitatieve, aspecten uit als afrekencriterium van de prestatielevering. Bijvoorbeeld: de aanwezigheid van voldoende sanitaire voorzieningen is een kwalitatief aspect wat meegenomen kan worden in de contractevaluaties maar expliciet niet als financieel afrekencriterium mag dienen. Het specifiek maken van de controle-aspecten, en het ook specifiek uitsluiten van een aantal zaken geeft vooraf duidelijkheid over de uit te voeren werkzaamheden voor de zorginstelling en haar accountant, en vermindert de administratieve en controle-last: niemand wordt verleid tot onnodige, of bijna onmogelijke controle-inspanningen.

• Soft controls: om het gemeentelijk beleid vorm te kunnen geven zijn soft controls bij uitstek geschikt. Sluit deze controles expliciet uit als verantwoordingsinformatie, zodat deze niet onder de controle(verantwoordelijkheid) van de accountant vallen.

• Pas contracten en controleverordeningen aan ter voorkoming van onduidelijk- en onzekerheden ten aanzien van de rechtmatigheid van de uitgaven.

• Betrek de accountant al in een vroeg stadium en diepgaand bij het proces van controle en verantwoording over 2016, bijvoorbeeld al meteen na de zomer. Maak duidelijke afspraken met de accountant en leg deze ook vast. Dit voorkomt verrassingen bij de verantwoording 2016.

Naast deze tips en adviezen is in de workshop verwezen naar bronnen waar meer informatie vandaan gehaald kan worden.

• Voor het landelijk accountantsprotocol 2016 en model productieverantwoording. www.i-sociaaldomein.nl. Gemeenten kunnen dit landelijk protocol gebruiken om de productieverantwoording van zorgaanbieders te laten controleren door de accountant van de aanbieder. Dit algemeen accountantsprotocol is ontwikkeld door deskundigen uit relevante brancheorganisaties, zorgaanbieders en gemeenten. De productie-verantwoording en de controle daarvan vormen een belangrijke bouwsteen om te voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid en getrouwheid voor de gemeenten. Het accountantsprotocol voor 2016 is aangepast naar aanleiding van de evaluatie van het protocol voor boekjaar 2015.

• Voor goede voorbeelden (best practices) werd verwezen naar: www.depilotstarter.vng.nl
Mocht er toch behoefte zijn aan meer persoonlijke aandacht dan is het ook mogelijk om een afspraak te maken met een accountmanager via www.i-sociaaldomein.nl