Kenniscentrum Europa decentraal heeft in samenwerking met het ministerie van BZK de jaarverslagen van 43 gemeenten met een niet-goedkeurende controleverklaring vanwege onregelmatigheden met betrekking tot (Europees) aanbesteden onder de loep genomen.

De bevindingen naar aanleiding van hun analyse zijn gegroepeerd naar een vijftal veelgemaakte fouten. Naast de onrechtmatigheden gaat Europa decentraal in op het juridisch kader en komt zij met een advies en met een actie die hieruit kan voortvloeien richting de gemeenten in het algemeen.

1. Opdrachten met een waarde boven de Europese drempelbedragen zijn ten onrechte niet Europees aanbesteed
2. Verlengingen van contracten zijn niet opgenomen in de overeenkomst of niet meegenomen bij de raming van de opdracht
3. De inhuur van personeel/derden worden in veel gevallen ten onrechte nog behandeld als IIB-dienst
4. Inkoop van ICT is veelal de “boosdoener” omdat nieuwe softwareapplicaties en aanvullende dienstverlening/onderhoud bij de zittende leverancier wordt afgenomen
5. De documentatie is veelal niet op orde en de uitvoering van de contracten wordt niet altijd gecontroleerd.

Door het kenniscentrum gegeven adviezen in deze zijn onder meer:

• Maak een betere raming van de omvang van de opdracht, monitor de bestedingen op leveranciersniveau (spendanalyse) naar dreigende overschrijding van drempels en onderzoek of een raamovereenkomst niet de uitkomst (via Europese aanbesteding..) kan bieden in plaats van vele losse contracten
• Wees attent op stilzwijgende verlengingen. Deze zijn alleen mogelijk indien de mogelijkheid in het oorspronkelijke contract is opgenomen. Overigens bepaalt de aanbestedende dienst in principe zelf voor hoe lang een contract wordt aangegaan. Wel moet sprake zijn van een redelijke looptijd maar die hangt af van de specifieke casus. Voor raamovereenkomsten geldt een maximale looptijd van 4 jaar.
• Inhuur van personeel/derden valt in de meeste gevallen niet onder “sociale en specifieke diensten (gaat hierbij voornamelijk om diensten aan personen zoals sociale diensten, gezondheidszorg en onderwijs). Wees hier alert op. Raamovereenkomsten of inhuur via een integraal platform zorgen dat er grip, en ook beter inzicht, is op de rechtmatigheid van de inhuur
• Stel via een marktconsultatie vast dat er geen andere leveranciers ingezet kunnen worden bij contracten die reeds lang lopen, herhaaldelijk worden verlengd en waarbij die verwachting aanwezig is. ICT contracten bijvoorbeeld (Centric)
• Raam jaarlijks de inkoopbehoefte (bijvoorbeeld aan de hand van een centraal gemeentelijk inkoopagenda), zorg voor een actueel contractenregister en voer periodiek een spendanalyse uit op de bestedingen van de crediteuren. Laat inkoop en contractmanagement ook een belangrijke(re) rol krijgen voor de interne beheersing en rechtmatigheid van de inkopen

Klik op de volgende link voor het gehele verslag.:

EFK is bij diverse gemeenten betrokken bij de VIC werkzaamheden, waaronder de controle op de rechtmatigheid van de aanbestedingen. Neem voor vragen, verzoeken voor ondersteuning bij uitvoeren en/of opzetten van de (verbijzonderde) interne controles contact op met drs. P.A.M. Dumanaw RA MGA (mdumanaw@efk.nl of 0653619876) of met ons kantoor (info@efk.nl of 072-5645740)