De rechtmatigheidsverklaring door het College van Burgemeester en Wethouders brengt wellicht meer met zich mee dan sommigen zich momenteel realiseren. Om verantwoord een uitspraak te kunnen doen, moet het College immers op een of andere manier vaststellen hoe het met de rechtmatigheid er voor staat. In de huidige situatie kan nog verwezen worden naar de externe accountant maar straks is dat nadrukkelijk niet meer de bedoeling. Nog los van de vraag of het überhaupt wenselijk zou zijn dat een gemeente een dergelijk belangrijk onderwerp geheel uit handen zou geven.
De vraag is hoe het College dan wel een betrouwbaar inzicht krijgt in de rechtmatigheid. Een eerste natuurlijke impuls kan zijn om de (verbijzonderde) interne controles simpelweg uit te breiden. Dat is een optie natuurlijk maar naar de mening van EFK niet één zonder haken en ogen, zoals:
- Vaak worden de interne controles achteraf uitgevoerd, al dan niet geruime tijd nadat de uitvoering heeft plaatsgevonden. Er is dan geen mogelijkheid meer om eventuele tekortkomingen te herstellen.
- De interne controle door een aparte functie laten uitvoeren brengt een soort natuurlijke tegenstelling met zich mee tussen die van controleur en gecontroleerde. Het voordeel is dat de controle in het algemeen objectief wordt uitgevoerd, maar het nadeel is dat de gecontroleerde zich daarvoor veelal niet verantwoordelijk voelt. Een veel gehoorde klacht is dat proceseigenaren en uitvoerders die object van controle zijn, de manier waarop gecontroleerd wordt en welke normen worden gehanteerd als onvoldoende transparant ervaren. Soms zijn zij niet eens op de hoogte welke toets punten en controlevragen worden gebruikt.
- De interne controle, al dan niet verbijzonderd, is bij veel gemeenten nog vanuit een “ouderwetse” insteek ingericht en meer een verlengstuk van de externe accountantscontrole dan een managementtool om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. Veel interne controles zijn in de huidige opzet meer geschikt voor het sec vaststellen van de (on)rechtmatigheid dan voor het analyseren van tekortkomingen en daaruit verbetermogelijkheden afleiden. In een moderne opzet wordt meer aandacht geschonken aan procesverbeteringen.
- De interne controle is een toetsende functie. In de praktijk vervangt de interne controle echter vaak controles of andere beheersmaatregelen in de lijn die in opzet wel aanwezig waren maar niet daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Dat is niet alleen een oneigenlijke functie van interne controle (herstel) maar is ook vaak arbeidsintensief. Daardoor is er vaak grote druk om alle geplande interne controles op tijd en volledig af te kunnen ronden. Dat zal naar verwachting alleen maar groter worden als nog meer interne controles worden verwacht.
Al met al is het dus onzeker of meer interne controles (dat geldt ook voor externe controles) wel zo effectief zijn. In sommige situaties zal dat best een oplossing kunnen zijn maar veelal niet of een kostbare. Naar de mening van EFK is het daarom aan te bevelen om bij de inrichting van het systeem van interne beheersing meer te laten focussen op de vraag hoe beheersingsmaatregelen in de lijn beter georganiseerd kunnen worden. Dat zal in de praktijk niet altijd gemakkelijk zijn: veel gehoorde ervaringen zijn dat proceseigenaren geen affiniteit hebben met controle of administratieve organisatie. Dat vaak de eigen resultaten met een gekleurde blik worden bekeken. Of dat het “niet mag van de externe accountant”. In de volgende editie van EFK Gemeentegoed meer hierover.