Op donderdag(middag) 8 november vond in Alkmaar een intervisie/netwerkbijeenkomst plaats voor (concern)controllers/financials werkzaam bij gemeenten, georganiseerd door EFK Interim-management en advies.
De bijeenkomst stond geheel in het teken van “inkopen en aanbesteden”. Jurist en specialist (Europees) aanbestedingsrecht Henk van der Wal nam de deelnemers mee in deze complexe materie. Veel gemeenten worstelen met het vraagstuk van het rechtmatig inkopen van diensten en leveringen. Niet voor niets is bijna 70% van de niet-goedkeurende accountantsverklaringen met betrekking tot rechtmatigheid over 2017 terug te voeren op onrechtmatigheidsfouten bij (Europese) aanbestedingen. In de informele en kleinschalige setting van de bijeenkomst was ruim tijd genomen voor vragen en het inbrengen van eigen casuïstiek, kortom voor maatwerk. En daar werd goed gebruik van gemaakt. De interactie was levendig met veel discussies.
Zaken die de revue passeerden waren onder meer: hoe raam je de omvang/waarde van de opdracht? Hoeveel vrijheid is er om inkoopstrategie en tactiek te bepalen? In hoeverre kan gesplitst en/of geclusterd worden? In welke mate kunnen gegeven opdrachten gewijzigd, verlengd worden?
Andere vragen die werden behandeld zijn: dienen, en zo ja wanneer, subsidies aanbesteed te worden? Wanneer is sprake van (quasi)-inbesteding? Wat is een concessie? Hoe om te gaan als overeenkomsten niet schriftelijk worden vastgelegd? wat is een Open House inkoopmethode (contracteren zonder te selecteren) en wanneer kun je die methodiek het beste toepassen?
Meer kennis leidt tot meer mogelijkheden en wellicht minder onrechtmatigheden
Henk leerde de deelnemers dat er veel mogelijk is bij het begrenzen van de opdracht! Mits geen sprake is van misbruik. Het gaat om de intentie bij het aangaan van de opdracht! Dat is met name bepalend bij het beoordelen of binnen de regels van het aanbestedingsrecht is gebleven. Integriteit staat hierbij uiteraard voorop. Opdrachten splitsen met het oogmerk om zich te onttrekken is verboden. De beslissing moet dan ook goed onderbouwd kunnen worden. Ook bij het wijzigen van de opdracht en bij verlengingen zijn er veel artikelen in de aanbestedingswet, die de rechtmatigheid van aanpassingen in inhoud en/of looptijden kunnen onderschrijven.
De deelnemers hebben deze middag flink wat kennis opgedaan. Ze zijn nu beter voorbereid op de (jaarlijkse) werkzaamheden van interne controle op de inkopen en mede daardoor ook op een eventuele confrontatie met de externe accountant bij de jaarrekening 2018 controle. Over een halfjaar zal de volgende intervisie/netwerkbijeenkomst plaatsvinden. Suggesties voor onderwerpen zijn welkom!
Klik hier voor de sheets van de intervisie/netwerkbijeenkomst Inkopen en Aanbesteden