In de BADO notitie PGB-verantwoording/controle door gemeenten wordt uitgebreid ingegaan op de (aanvullende) werkzaamheden die een gemeente dient uit te voeren om de getrouwheid en rechtmatigheid van de PGB-last in de jaarrekening te borgen. Onvoldoende werkzaamheden, en derhalve onvoldoende controle-informatie om de last te onderbouwen, zal leiden tot onzekerheid over de PGB-last. De onzekerheid kan worden weggenomen door interne controles uit te voeren op (A) het toekenningsproces, (B) budgetconfirmatie met de SVB, (C) analyse uitnutting per cliënt en (D) de controle op de levering van de zorg. De interne controles en analyses dienen op gestructureerde wijze te worden uitgevoerd en gedocumenteerd.
In dit artikel gaan we in op punt D: de prestatielevering. Gemeenten dienen te onderzoeken of de levering van de zorg heeft plaatsgevonden. Een onderzoeksmethode is het houden van een telefonische enquête. Hierbij dient gebruik gemaakt te worden van een goed belprotocol en het besprokene zal op gestructureerde wijze conform het protocol vastgelegd moeten worden.
Het belprotocol omvat meer dan alleen het voeren van een telefonisch onderhoud met de pgb-houder. Hieronder wordt in een aantal stappen, van het bepalen tot de populatie waaruit de selectie wordt verricht, via het voeren van het telefoongesprek aan de hand van een uitgebreide vragenlijst, tot aan een (detail)rapportage over de resultaten van het onderzoek, aangegeven hoe het onderzoek op een gedegen en gestructureerde wijze vastgelegd en uitgevoerd dient te worden. Het uitgangspunt van dit belprotocol is dat deze onderstaande controlewerkzaamheden tezamen met andere interne controles met betrekking tot de toekenning, budgetconfirmatie en -analyse leiden tot een voldoende en betrouwbare onderbouwing van de PGB-lasten.
Het belprotocol bevat in hoofdlijnen de volgende elementen:
- Bepalen van de populatie en de massa, waaruit de selectie wordt gemaakt voor de telefonische enquête.
- Bepalen van de omvang van de deelwaarneming en het doen van een selectie voor de deelwaarneming, rekening houdend met uitval.
- Opstellen c.q. actualiseren van een checklist ten behoeve van een administratief onderzoek voorafgaand aan het telefonische enquête
- Opstellen c.q. actualiseren van een vragenlijst ten behoeve van het gesprek
- Vooronderzoek aan de hand van de beschikbare gegevens
- Versturen van een (aankondigings-)brief aan de geselecteerde PGB-houders
- Telefonische enquête, inclusief vastlegging van de antwoorden op de vragen per gesprek.
- Vastleggen van de bevindingen per PGB-houder (dit is zowel vooronderzoek als de telefonische enquête)
- Bepalen en vastleggen van acties bij het constateren van afwijkingen c.q. onregelmatigheden (bijvoorbeeld extra informatie vragen of cliënt uitnodigen)
- Vastleggen bevindingen per PGB-houder na het uitvoeren van acties naar aanleiding van onregelmatigheden
- Totaal rapportage opstellen en bespreken
Deze controlewerkzaamheden dienen, bij voorkeur, uitgevoerd te worden door een onafhankelijke (niet in het proces betrokken) functionaris.
Neem voor vragen, verzoeken voor ondersteuning bij opstellen en/of uitvoeren van het belprotocol contact op met drs. P.A.M. Dumanaw RA MGA (mdumanaw@efk.nl of 0653619876) of met ons kantoor (info@efk.nl of 072-5645740).
Klik hier voor meer informatie over de BADO notitie.