We zijn inmiddels al in de laatste maand van 2016 beland. De voorbereidingen voor de verantwoording en accountantscontrole 2016 van de Jeugdhulp en WMO zijn al in volle gang. Hebben gemeenten inmiddels meer grip op de situatie? Is duidelijk aan welke eisen voldaan moet worden om te komen tot een goedkeurende verklaring bij het sociale domein?

Medio november heeft minister Plasterk de kamer geïnformeerd over de gevolgen van de decentralisaties in het sociaal domein (lees; Jeugdhulp en WMO) voor de verantwoording over het verslagjaar 2015 door gemeenten. In deze brief is ingegaan op de achtergronden van de fouten en onrechtmatigheden bij de jaarrekeningen van gemeenten. Uit een inventarisatie onder alle gemeenten blijkt dat circa de helft van de jaarrekeningen geen goedkeurende verklaring op het aspect getrouw én rechtmatigheid heeft. Dit gegeven heeft de landelijke pers uiteraard ook al bereikt.

Prestatielevering 2016 groter probleem dan over 2015?
In de brief is ook ingegaan op knelpunten en verbeteracties bij de persoonsgebonden budgetten en de zorg in natura. In dit artikel willen we stilstaan bij het knelpunt van prestatielevering: problemen bij de vaststelling van de levering door de zorgaanbieder aan een derde, namelijk de cliënten, en niet de gemeente zelf. Speelt dit probleem ook voor 2016?

De minister stelt in de brief dat de vaststelling van de levering van de zorg tot onduidelijkheden hebben geleid. Naar verwachting kan op termijn afgestapt worden van de accountantscontrole van de productieverantwoording door de zorgaanbieder. Dit kan echter pas als gemeenten de controle op de levering zelf oppakken door bij de cliënt te toetsen (en/of door accountgesprekken met de aanbieder) of de zorg dan wel ondersteuning daadwerkelijk geleverd is. Hierover moet ook duidelijkheid ontstaan tussen gemeente en accountant.

Ook in het stappenplan ‘Gemeentelijk controleaanpak van het programma i-sociaal domein’ wordt uitgebreid aandacht besteed aan het aspect van prestatielevering. De richting is helder: Gemeenten moeten ook zelf vast kunnen stellen of de levering van zorg en ondersteuning aan cliënten feitelijk heeft plaatsgevonden. In het plan wordt een aantal kwalitatieve controlemiddelen genoemd zoals gebruik maken van gesprekken bij herindicatie, verslagen van wijkteams, de klachtenregistratie e.d. Gesteld wordt dat de verklaring van de accountant van de zorgaanbieder slechts één controlemiddel is in de mix aan controlemiddelen om het aspect van levering van zorg vast te kunnen stellen. En hier wringt de schoen. Het lijkt erop dat de verklaring van de accountant van de zorgaanbieder over de productieverantwoording aan waarde heeft ingeboet. Was in 2015 de verklaring in de meeste gevallen voldoende om zekerheid te verschaffen over het aspect prestatielevering, nu lijkt het niet meer voldoende te zijn.

De eerder genoemde (kwalitatieve) controlemiddelen bestonden bij de meeste gemeenten in 2015 niet als zodanig. Voor een deel zullen deze pas in de loop van 2016 hun beslag hebben gekregen. Ook zullen er gemeenten zijn waar deze middelen nog niet “bestaan” om in accountantstermen te spreken. En als ze al bestaan, kan de werking van deze middelen over geheel 2016 wel worden vastgesteld. Waar moeten deze processen aan voldoen om er überhaupt gebruik van te kunnen maken bij de accountantscontrole. Hoe en wat moet worden geregistreerd? Hoe moet het verband worden gelegd met de cliëntenregistratie? Deze vragen zullen veel gemeenten hebben, en wellicht zijn die ook al aan hun accountant gesteld.

Om de stress bij de verantwoording niet te hoog te laten worden, adviseren wij om hierover tijdig met de accountant in contact te treden. De minister schrijft het ook in zijn brief: ” Voorts zullen controlerende accountants vooraf aangeven over welke informatie hun gemeentelijke cliënten moeten beschikken en aan welke eisen de administratieve organisatie moet voldoen, om in aanmerking te kunnen komen voor een goedkeurende verklaring. De NBA zal deze informatie verspreiden onder de leden via de werkgroep decentrale overheden en de afzonderlijke accountants zullen deze vereisten vervolgens bespreken met hun gemeentelijke cliënten, in het kader van de uitvoering van de controle en in het gesprek over de managementletter”.

Review op de werkzaamheden van de accountant van de zorgaanbieder
In de handreiking stappenplan gemeentelijke controleaanpak wordt afgeraden om een (uitgebreide) review op de werkzaamheden van de accountant van de zorgaanbieder uit te laten voeren door de accountant van de gemeente. Wij denken dat er voldoende gemeenten zijn die voor 2016 nog niet tot een sluitende aanpak kunnen komen zoals voorgesteld in de handreiking. Wij zijn dan ook van mening dat deze review juist een goed middel is voor de accountant van de gemeente om meer zekerheid te kunnen verkrijgen over de (aannemelijkheid van de) prestatielevering voor de lokale situatie.

Het is ook niet ondenkbaar dat er aanvullende maatregelen uitgevoerd moeten worden. In dat laatste geval is het belangrijk dat hierover tijdig met de zorgaanbieders wordt gecommuniceerd.

De accountant van de gemeente zal bij zijn werkzaamheden  moeten steunen op de werkzaamheden van de accountants van de zorgaanbieders. In het laatste geval blijft/is, in aansluiting op NBA Audit Alert 39, het uitgangspunt dat sprake is van een inkooprelatie tussen gemeente en zorgaanbieder (met een derde partij aan wie de prestatie wordt geleverd, de cliënt). Hierbij wordt sterk gesteund op het proces bij de uitvoeringsorganisatie en de controle daarvan door een andere accountant. In lijn met NBA Audit Alert 39 kan en mag de accountant van de gemeente een review doen op de werkzaamheden van de accountant bij de zorgaanbieder.

Klik hier voor de link naar de brief van de minister.

Klik hier voor de link naar het stappenplan.