Vanaf 18 april 2019 moeten gemeenten e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Het programmabureau PIANOo heeft een kaart gemaakt waaruit blijkt dat het halen van 18 april nog een hele klus zal worden voor de nodige gemeenten. Een groot aantal is nog niet gestart of pas bij de voorbereiding. Sommige zijn al bezig met de implementatie of met een pilot.

Vereniging van Nederlandse gemeenten (VNG) doet een oproep aan gemeenten die nog niet aan deze Europese richtlijn voldoen om gas te geven om de deadline wel te kunnen halen.

Elektronisch factureren (e-factureren) is het digitaal versturen en automatisch verwerken van een factuur. Het levert tijd op omdat automatische verwerking fouten vermindert. E-factureren is de vervolgstap op het ontvangen en verwerken van gescande facturen of facturen per PDF. Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd, digitaal bestand waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd. E-factureren brengt grote efficiency-voordelen  (gemak, sneller, nauwkeuriger, goedkoper) met zich mee. Niet alleen uit oogpunt van kostenbesparing of wettelijke verplichting is een overstap nodig. Het facturatieproces kan hiermee ook (dan wel gelijktijdig) beter worden ingericht én beveiligd worden. De toename van het aantal spookfacturen en het feit dat een PDF-document redelijk makkelijk te manipuleren is, zijn serieuze bedreigingen voor het facturatieproces. Vaak zijn organisaties zich hier niet van bewust totdat het mis gaat. Met behulp van een automatische validatie kan het systeem voorkomen dat er spookfacturen worden opgenomen in de betalingscyclus. Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland overstapt op e-factureren, op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro bespaard kan worden.

Op welke wijze naar gemeenten e-factureren kunnen worden gestuurd, is mede afhankelijk van hoe zij zelf hun voorzieningen inrichten. Gemeenten kiezen in toenemende mate voor het ontvangen van e-facturen via de beveiligde route binnen het netwerk van Simplerinvoicing.

Implementeren van elektronisch factureren

De juiste verbindingen maken van en naar het bestaande boekhoud- of ERP-systeem is normaal gesproken niet een time-killer meer. Hetzelfde kan gezegd worden over het doortesten van een systeem.

Het is het meekrijgen van de medewerkers en daarnaast de leveranciers (wat heb je aan een mooie snelweg zonder auto’s) waar hoogstwaarschijnlijk het meeste werk in gaat zitten.

Ook zal veel aandacht besteed moeten worden aan het behouden van een goede audit-trail nu de fysieke (of PDF) factuur er niet meer is. Daarnaast zal de (zichtbare) controle op de prijs en de prestatie goed geborgd dienen te blijven. Dit betekent een goede afstemming van de implementatie en van het (gewijzigde) proces. Niet alleen binnen de financiële administratie maar breder met het management team (de 1^e lijn), control (2^e lijn) en ook de verbijzonderde interne controle/audit (3^e lijn).