Vermijd de volgende top 5 valkuilen als je intern auditor bent

Bent u een interne auditor of heeft u een aantal audit- of controlewerkzaamheden die tot uw takenpakket horen? Dan heeft u regelmatig te maken met de inrichting van een audit, het uitvoeren daarvan en het daarover verslag doen. Wij hebben de grootste valkuilen voor u op een rijtje gezet. Wij zijn benieuwd of u hier al rekening mee houdt?

1.       Denk van te voren goed na over het doel van de audit. In de praktijk komt het nog steeds vaak voor dat auditors toetspunten gebruiken en over die punten bevindingen hebben maar uiteindelijk er niks mee doen. De toetspunten komen dan bijvoorbeeld niet terug in de scores of toelichting in de rapportages. Dat geldt ook voor ontbrekende toetspunten waarbij het doel van de audit onvoldoende wordt afgedekt. Zorg dus voor een goede aansluiting van het doel van de audit en de keuze van de toetspunten.

2.       Maak gebruik van een scoremodel dat past bij de bedoeling van de audit. Is er bijvoorbeeld sprake van zowel toetspunten die wettelijk van belang zijn zoals rechtmatigheid als toetspunten voor intern gebruik zoals de informatiebehoefte van het management? Let er dan op dat het scoremodel de mogelijkheid biedt om die bevindingen van elkaar te scheiden.

3.       Vergeet niet om goede vastleggingen te maken van de audit. Niet alleen omdat derden, zoals de externe accountant, er eventueel gebruik van maken. Maar ook om een goede analyse te kunnen maken van de oorzaken van de geconstateerde tekortkomingen. Trap niet in de valkuil door wel over de bevindingen te rapporteren zonder in te gaan op de mogelijke oorzaken daarvan.

4.       Houd rekening met de kwantificering van de auditbevindingen. Moeten de resultaten van de audit bijvoorbeeld weergegeven worden in aantallen of in (geld)bedragen? En tellen alle toetspunten even zwaar mee of zijn er specifieke toetspunten die cruciaal (bepalend) zijn voor de score? Is een foutscore bij één toetspunt al voldoende om een gehele post als fout aan te merken? Denk dus al bij de inrichting van de audit (dus in de beginfase) goed na over het kwantificeringsvraagstuk.

5.       Denk niet en handel niet als de externe accountant: niet dat dit wat zegt over het nut en de deskundigheid van de externe accountant (overigens ook een interessant onderwerp maar niet voor nu) maar de rol van de externe accountant is een hele specifieke die gericht is op de jaarrekeningverantwoording. In de praktijk gebruiken interne auditors soms het instrumentarium van de externe accountant zoals checklisten omdat dit meestal de minste discussie oplevert met de accountant. Maar dat betekent niet dat de audit daarmee aansluit bij de interne behoefte zoals het management.